Velix; kreş, anaokulu, özel okul, dershane ve özel kursların aday veli, teklif, kayıt ve yenileme süreçlerini tek yerde takip etmesine yardımcı olan bulut tabanlı bir eğitim kurumu yönetim platformudur. Satış ekibi ilk temastan kayıt kararına kadar süreci izlerken yöneticiler şube, personel, fiyatlandırma ve performans görünümüne ulaşabilir. Velix, kurum içindeki dağınık takip tablolarını ve kopuk satış adımlarını daha düzenli bir iş akışında birleştirir.

Kurum için özel bir Velix paneli oluşturulur ve yetkili kullanıcılar bu panele giriş yapar. Aday veliler kart olarak eklenir, görüşmeler ve takip tarihleri kaydedilir, öğrenciye uygun fiyatlarla teklif hazırlanır ve teklif veliyle paylaşılır. Kabul edilen teklif kayıt sürecine aktarılır. Yöneticiler aynı veriler üzerinden satış hunisini, açık işleri, kayıtları, yenilemeleri ve raporları izleyebilir; böylece süreç farklı dosyalara dağılmaz.

Velix; kreşler, anaokulları, özel okullar, dershaneler ve özel kurslar için tasarlanmıştır. Özellikle aday veli takibini, teklif hazırlamayı, kayıt dönüşümünü, şube performansını veya öğrenci yenilemelerini düzenli biçimde yönetmek isteyen kurumlara uygundur. Kurum kurucuları ve yöneticileri genel görünümü takip ederken şube yöneticileri, kayıt personeli, satış ve halkla ilişkiler ekipleri kendi görev alanlarındaki kayıtlarla çalışabilir.

Okullar için satış takip programı, kuruma ulaşan aday velilerin unutulmadan ve ölçülebilir bir süreçle takip edilmesini sağlar. Velix’te veli kaynağı, sorumlu personel, görüşme notu, takip tarihi, teklif durumu ve kayıt sonucu aynı akışta görülebilir. Bu yapı; kimin aranacağını, hangi tekliflerin açık olduğunu ve hangi adayların kayda dönüştüğünü anlamayı kolaylaştırır. Yönetim ekibi de satış sürecini yalnızca sonuçtan değil, ara adımlardan izleyebilir.

Hayır. Velix öğrenci kayıtlarını tutmanın yanında aday veli yönetimi, görüşme takibi, teklif hazırlama, fiyat ve indirim kuralları, ödeme planı sunumu, yenileme adayları, şube ve personel yetkileri, prim takibi, raporlar, toplu veri aktarımı ve destek talepleri gibi süreçleri de kapsar. Odak noktası, eğitim kurumunun satış öncesi ilk temastan kayıt ve sonraki dönem yenilemesine kadar uzanan iş akışını birbirine bağlı biçimde yönetmesidir.

Evet. Velix bulut tabanlı bir SaaS uygulamasıdır ve kurum için oluşturulan web adresi üzerinden kullanılır. Yetkili kullanıcılar desteklenen bir web tarayıcısıyla giriş yaparak görev alanlarına uygun ekranlara ulaşır. Kurum ayrıca kendi alan adını bağlayabilir. Kullanım için yerel sunucu kurma zorunluluğu bulunmaz; ancak internet bağlantısı, kullanıcı hesabı ve aktif kurum erişimi gerekir.

Velix’in mevcut kayıt akışında 15 günlük ücretsiz deneme seçeneği bulunur ve hesap açarken kredi kartı istenmez. Kurum adı, kurum tipi, iletişim ve fatura bilgileri girildikten sonra kurum paneli hazırlanır. Deneme koşulları zaman içinde güncellenebileceği için tanıtım sitesindeki güncel süre ve kapsamın kontrol edilmesi önerilir. Demo ortamı kullanılıyorsa örnek verilerin belirli aralıklarla sıfırlanabileceği panelde ayrıca belirtilir.

Kayıt sayfasında kurum adı ve türü seçilir, kurum için kullanılacak Velix adresi belirlenir ve yetkili kişinin iletişim bilgileri girilir. Kurulum ayarına bağlı olarak telefon ve e-posta doğrulaması tamamlanır; fatura bilgileri, şifre ve gerekli sözleşme onayları eklenir. Başvuru gönderildikten sonra kurum paneli hazırlanır ve hazır olduğunda kullanıcı otomatik olarak kendi Velix alanına yönlendirilir.

Evet. Hesap oluştururken kurumunuza ait uygun bir alt alan adı seçebilirsiniz. Sistem, seçtiğiniz adresin kullanılabilir olup olmadığını kayıt sırasında kontrol eder. Kurulum tamamlandığında kurum paneli bu adres üzerinden açılır. Daha kurumsal bir kullanım isteyen kurumlar kendi alan adlarını da bağlayabilir; alan adı ekleme ve birincil adres seçme işlemleri yetkili kullanıcıların erişebildiği ayarlar bölümünden yönetilir.

Evet. Kurum yöneticisi kurum adını, iletişim bilgilerini, logosunu ve marka rengini tanımlayabilir. Seçilen logo yönetim panelinde, teklif e-postalarında ve PDF belgelerinde kullanılabilir; marka rengi de paneldeki düğme, vurgu ve göstergelere yansır. Böylece çalışanlar ve veliler, genel bir yazılım görünümü yerine kurum kimliğiyle uyumlu bir deneyim görür. Desteklenen dosya türü ve boyut sınırı yükleme ekranında belirtilir.

Kurum adı, logo, marka rengi, telefon ve adres gibi temel bilgiler yetkili kullanıcılar tarafından kurum ayarlarından güncellenebilir. Fatura için kullanılan firma adı, vergi numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri de ayrı bölümde yönetilir. Kurum tipi kayıt sırasında belirlenir ve değişiklik gerektiğinde destek ekibiyle iletişim kurulması istenir. Böylece sık değişen iletişim ve marka bilgileri kurum tarafından güncel tutulabilir.

Her kullanıcı profil ekranından adını, e-posta adresini ve telefonunu görüntüleyip yetkisi kapsamındaki bilgileri güncelleyebilir. Telefon değiştirildiğinde doğrulama durumu yenilenir ve gerekli doğrulama adımı tekrar tamamlanabilir. Şifre değiştirmek için mevcut şifre doğrulanır, ardından yeni şifre iki kez girilir. Şifresini unutan kullanıcılar e-posta üzerinden, yapılandırmaya bağlı olarak telefon doğrulamasıyla da kurtarma akışını kullanabilir.

Kurum yöneticisi kullanıcılar bölümünden çalışanın adını, e-posta adresini, rolünü ve gerekiyorsa erişeceği şubeleri seçerek davet oluşturur. Sistem geçici bir şifre üretir; davet e-postası gönderilebilir veya geçici şifre yönetici tarafından güvenli biçimde iletilebilir. Çalışanın rolü ve kayıt erişim seviyesi daha sonra güncellenebilir. İlk girişte şifre yenileme gibi ek güvenlik adımları kurum akışına göre uygulanabilir.

Evet. Yetkili kullanıcılar abonelik ekranında deneme veya aktif abonelik durumunu, geçerlilik tarihini, plan özetini ve fatura bilgilerini görebilir. Ödeme seçeneği etkin olduğunda abonelik ödemesi panelde sunulan güvenli ödeme adımı üzerinden başlatılabilir. Öğrenci ücretlerinin tahsilatı ile Velix abonelik ödemesi birbirinden ayrıdır; bu ekran yalnızca kurumun Velix hizmet aboneliğini yönetmek için kullanılır.

Evet. Velix’te kurumun merkez ve diğer şubeleri tanımlanabilir; kullanıcıların hangi şubelere erişeceği ve girişten sonra hangi şubeye yönleneceği belirlenebilir. Aday, teklif, öğrenci ve kayıt akışları şube bağlamında yürütülür. Kurum yöneticileri yetkileri doğrultusunda genel görünümü izlerken şube yöneticileri kendi şubelerindeki süreci yönetebilir. Şubeler arası görünürlük politikası da kurum ayarlarından seçilebilir.

Şube yöneticileri kendilerine bağlı şubelerin aday veli, teklif, kayıt ve yenileme kayıtlarını yönetmek üzere tasarlanmış bir erişime sahiptir. Kurum genelini etkileyen fiyat katalogları, abonelik, tüm şubeler veya üst düzey ayarlar kurum yöneticisinin kontrolünde kalır. Görülebilecek kesin ekranlar kurumun şube yapısı ve verilen yetkilere göre değişebilir. Bu ayrım, günlük operasyonu şubeye bırakırken kurum genelindeki kritik ayarları merkezde tutmayı sağlar.

Evet. Kurum yöneticisi personelin aday, teklif ve kayıt erişimini farklı seviyelerde belirleyebilir. Personel yalnızca kendi oluşturduğu veya kendisine atanan kayıtları görebilir; alternatif olarak kurum kayıtlarını görüntüleyip sadece kendi kayıtlarını düzenleyebilir ya da daha geniş düzenleme yetkisi alabilir. Silme ve arşivleme gibi kritik işlemler yönetici kontrolünde tutulur. Böylece kurum, ekip çalışma biçimine uygun bir görünürlük düzeni kurabilir.

Velix’te temel olarak kurum yöneticisi, şube yöneticisi ve personel rolleri bulunur. Kurum yöneticisi ayarlar, fiyatlandırma, raporlar ve kullanıcı yönetimi gibi geniş yetkilere sahiptir. Şube yöneticisi kendi şubesinin operasyonuna odaklanır. Personel ise kendisine verilen kayıt kapsamı ve özel izinlerle çalışır. Kurumu ilk oluşturan sahip hesabı yönetici olarak korunur; bu hesap yanlışlıkla yetkisiz bırakılamaz veya sıradan bir kullanıcı gibi kaldırılamaz.

Evet. Yöneticiler, personelin teklif hazırlarken özel eğitim ücreti veya ek hizmet tutarı girebilmesini ayrı izinlerle kontrol edebilir. Kullanabileceği kampanya indirimleri de kullanıcı bazında seçilebilir. İzin verilmezse ilgili alanlar personelin teklif ekranında gösterilmez veya kullanılamaz. Böylece satış ekibinin hızlı çalışması sağlanırken kurumun fiyat politikası ve onay sınırları yönetici tarafından korunur.

Evet. Bir kullanıcıya birden fazla aktif şube atanabilir ve bu şubeler arasından varsayılan şube seçilebilir. Kullanıcı giriş yaptığında öncelikle varsayılan şubesine yönlendirilir; erişim hakkı bulunan diğer şubelere de geçebilir. Bu özellik, birden çok kampüste görev yapan yöneticiler veya ortak satış ekipleri için uygundur. Kullanıcının erişebileceği kayıtlar yine rolü, şube kapsamı ve kurumun görünürlük ayarlarıyla birlikte değerlendirilir.

Evet. Şube karşılaştırma raporu, seçilen zaman aralığında aktif şubelerin sonuçlarını birlikte incelemeye yardımcı olur. Yönetici karşılaştırılacak şubeleri seçebilir veya tüm aktif şubeleri değerlendirebilir; ayrıca belirli bir şubenin detayına odaklanabilir. Kayıt kaynakları, sınıf sonuçları ve personel sıralamaları gibi kırılımlar, kurumun şubeler arasındaki farkları görmesine ve takip edilmesi gereken alanları belirlemesine destek olur.

Veli takip sistemi, aday velinin ilk temasından kayıt veya kayıp kararına kadar tüm sürecin tek kartta izlenmesini sağlar. Velix’te iletişim bilgileri, geliş kaynağı, aday öğrenciler, hedef sınıf, sorumlu personel, takip tarihi, görüşme notları, teklifler ve kayıtlar ilişkilendirilir. Böylece ekip kiminle ne zaman görüşüldüğünü, sıradaki adımı ve velinin satış sürecindeki durumunu aynı ekrandan anlayabilir.

Yeni veli kartında ad, telefon, e-posta, kuruma geliş kaynağı ve ilk görüşme notu girilebilir. Aynı adımda bir veya birden fazla aday öğrenci, velinin öğrenciye yakınlığı, hedef sınıf ve geldiği okul eklenebilir. Sorumlu personel ve takip tarihi belirlenerek kayıt satış sürecine alınır. Telefon veya e-posta daha önce kullanılmışsa sistem mevcut kartı kontrol etmeyi kolaylaştıran bir uyarı gösterebilir.

Velix aday velileri Aday, Görüşülüyor, Teklif Gönderildi, Kayıtlı ve Kaybedildi gibi anlaşılır aşamalarda gösterir. Teklifin gönderilmesi, kabul edilmesi veya reddedilmesi gibi önemli gelişmeler veli kartındaki süreci günceller. Kaybedilen bir veli daha sonra yeniden iletişime geçtiğinde süreç tekrar açılabilir. Bu yapı, satış ekibinin her kart için aynı dili kullanmasına ve yöneticinin huniyi daha kolay okumasına yardımcı olur.

Evet. Veli kartına ilk temas notu ve sonraki görüşme notları eklenebilir. Teklif gönderildikten sonra görüşmenin sonucu ve açıklaması ayrıca teklif bağlamında kaydedilebilir. Kurum isterse teklif sonrası görüşme notunu personel için zorunlu hale getirebilir. Notlar, öğrenciler, teklifler ve kayıtlar aynı veli kartıyla ilişkili olduğu için ekip, yeni bir görüşmeye başlamadan önce geçmiş süreci daha kolay değerlendirebilir.

Evet. Veli kartına sorumlu personel ve bir sonraki takip tarihi atanabilir. Panelde bugüne planlanan, geciken veya açık durumda bulunan işler özetlenir; ilgili kullanıcı kendi iş yükünü görebilir. Hatırlatma seçeneği açık olduğunda takip günü gelen veya geciken açık veliler için panel bildirimi ve uygun durumda e-posta hatırlatması üretilebilir. Bu sayede verilen geri arama sözlerinin unutulma riski azalır.

Evet. Yeni veli kartı oluştururken birden fazla aday öğrenci eklenebilir; daha sonra da öğrenci bağlantıları yönetilebilir. Her öğrenci için ad, yakınlık, hedef sınıf ve geldiği okul gibi bilgiler ayrı tutulur. Teklif hazırlanırken birden fazla öğrenci satırı kullanılabildiği için kardeşlerin aynı aile görüşmesi içinde değerlendirilmesi mümkündür. Kayıt tamamlandığında ilgili öğrenciler öğrenci listesine aktarılır ve veli bağlantısı korunur.

Velix, veli kartındaki satış aşaması, görüşmeler ve dijital teklif ilgisi gibi kayıtları kullanarak ekibe önceliklendirme görünümü sunar. Panelde sıcak adaylar, açık veliler, bugün takip edilecekler ve geciken işler öne çıkarılabilir. Yapay zekâ özelliği etkinse notları ve teklif etkileşimini özetleyen ek yorumlar da üretilebilir. Bu göstergeler karar desteğidir; son değerlendirme kurumun satış ekibine aittir.

Evet. Aday veli listeleri, veli kayıtları ve öğrenci verileri için şablon tabanlı toplu aktarım ekranları bulunur. Desteklenen Excel veya CSV dosyası yüklendikten sonra sistem satırları önce önizler; geçerli, uyarılı veya hatalı kayıtlar kontrol edilebilir. Kullanıcı sonuçları onayladıktan sonra uygun satırlar içeri alınır. Böylece hatalı bir dosyanın doğrudan canlı kayıtlara aktarılması yerine kontrollü bir yükleme süreci izlenir.

Yapay zekâ ile görsel veri çıkarma özelliği etkin olan kurumlarda, elle doldurulmuş veya taranmış aday ve veli formlarının görselleri toplu veri ekranına yüklenebilir. Sistem görsellerden bilgileri çıkarmayı dener ve sonucu önizleme olarak sunar. Kullanıcı satırları kontrol edip gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra aktarımı onaylar. Görsel okuma sonucu kesin kabul edilmez; insan kontrolü ve onayı sürecin zorunlu parçasıdır.

Data Havuzu, henüz aktif veli kartına dönüşmemiş toplu iletişim listeleri ile kaybedilen, iptal edilen veya yenilemeyen potansiyel kayıtların ayrı biçimde takip edildiği alandır. Kayıtlar aranmayı bekleyen, ilgilenen veya farklı sonuçlara ulaşan kişiler olarak yönetilebilir. Uygun bir kişi yeniden satış sürecine alınmak istendiğinde veli kartına dönüştürülebilir. Böylece ana satış hunisi ile uzun vadeli potansiyel listesi birbirine karışmaz.

Evet. Data Havuzu listesindeki bir kişi için arama sonucu kaydedilebilir ve durum güncellenebilir. Personel, görüşmenin sonucuna göre kaydı havuzda tutabilir veya uygun kişiyi aktif veli kartına taşıyabilir. Liste; kişi, öğrenci, hedef sınıf, kaynak, yükleme ve durum bilgileriyle filtrelenebilir. Bu yaklaşım özellikle bursluluk, etkinlik, eski başvuru veya dış kaynaklı telefon listelerinin kontrollü biçimde işlenmesine yardımcı olur.

Evet. Kaybedilen bir veli doğrudan kendi kartından yeniden açılarak görüşme aşamasına alınabilir. Ayrıca iptal, yenilememe veya kayıp sonucuyla Data Havuzu’na alınan uygun kayıtlar sonraki sezon tekrar değerlendirilebilir. Kurumun ayarı ve özellik yapılandırması uygunsa belirlenen tarihte uygun havuz kayıtlarının bir üst sınıf hedefiyle aday veli kartına dönüştürülmesi de planlanabilir. Sonuçlar yine ekip tarafından kontrol edilerek yürütülür.

Velix dosyayı doğrudan kaydetmeden önce bir önizleme oluşturur. Satırlar geçerli, uyarılı veya hatalı olarak ayrılabilir; eksik ya da eşleşmeyen bilgiler kullanıcıya gösterilir. Özellikle sınıf adları ve iletişim bilgileri gibi alanlar kontrol edilir. Kullanıcı yalnızca uygun kayıtları onaylayabilir veya dosyayı düzelterek yeniden yükleyebilir. Bu süreç, toplu veri aktarımında yanlış kayıtların sessizce sisteme karışmasını azaltmayı amaçlar.

Evet. Panelde Data Havuzu için aranmayı bekleyen kayıtlar, ilgilenen kişiler, sınıf dağılımı ve havuzdan gelen kayıtlar gibi özetler sunulur. Bu görünüm, yalnızca kaç satır yüklendiğini değil, listenin satış sürecine ne ölçüde katkı sağladığını değerlendirmeye yardımcı olur. Kurum böylece farklı veri kaynaklarının verimini izleyebilir ve ekibin hangi listelere öncelik vermesi gerektiğini daha bilinçli planlayabilir.

Velix’te teklif, mevcut bir veli kartı veya yenileme adayı üzerinden başlatılır. Akademik yıl, fiyatlandırma tarihi, geçerlilik tarihi, öğrenci ve sınıf bilgileri seçilir; sistem uygun ücret dönemini ve tanımlı ek hizmetleri kullanarak önizleme oluşturur. İndirimler ve tahsilat planı yetkilere göre düzenlenebilir. Teklif kaydedildikten sonra PDF, e-posta, WhatsApp paylaşımı veya güvenli bağlantı seçenekleriyle veliye sunulabilir.

Evet. Teklif formunda aynı veliye bağlı birden fazla öğrenci satırı kullanılabilir. Her öğrenci için hedef sınıf, ücret dönemi, eğitim ücreti ve uygun ek hizmetler ayrı değerlendirilebilir; sonuçlar toplam teklif içinde bir araya gelir. Bu yapı kardeş kayıtlarında aileye tek görüşme üzerinden anlaşılır bir teklif sunmayı kolaylaştırır. Öğrencilerin veli bağlantısı ve ayrı kayıt bilgileri süreç boyunca korunur.

Evet. Kurum sınıf ve akademik yıl için liste fiyatını ve tarih aralıklı kayıt dönemlerini tanımladığında Velix, teklifin fiyatlandırma tarihine uygun ücreti seçer. Görüşme erken kayıt dönemindeyse o dönemin fiyatı, tanımlı dönemlerin dışındaysa liste fiyatı uygulanır. Kullanıcı seçilen fiyatı teklif önizlemesinde görür. Özel fiyat veya manuel değişiklikler yalnızca bu konuda yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından yapılabilir.

Evet. Kurum yeni teklifler için varsayılan bir geçerlilik süresi belirleyebilir ve kullanıcı teklif hazırlarken son tarihi gerektiğinde değiştirebilir. Tarih veliye sunulan teklifin üzerinde yer alır. Geçerlilik süresi sona eren açık teklifler süre doldu durumuna alınabilir ve ekip tarafından yeniden gönderilmek üzere değerlendirilebilir. Yaklaşan son tarihler panel bildirimlerinde veya yapay zekâ destekli iş özetlerinde öne çıkarılabilir.

Evet. Veli kartında geçerli bir e-posta adresi bulunuyorsa teklif doğrudan teklif ekranından e-posta ile gönderilebilir. İlk gönderimde teklif gönderildi durumuna alınır; daha sonra aynı e-posta yeniden iletilebilir. Kurum, otomatik teklif e-postasını açıp kapatabilir, gönderen adını ve yanıt adresini belirleyebilir. Teklif PDF’i e-postaya eklenebilir ve veli ayrıca güvenli bağlantı üzerinden teklifi görüntüleyebilir.

Evet. Veli telefon bilgisi ve paylaşılabilir teklif bağlantısı hazır olduğunda kullanıcı teklif ekranından WhatsApp paylaşımını başlatabilir. Velix, teklif bağlantısını içeren hazır paylaşım adımını oluşturur; gönderim kullanıcı tarafından WhatsApp üzerinden tamamlanır. Bu özellik doğrudan, kontrolsüz toplu mesaj gönderimi anlamına gelmez. Aynı teklif e-posta, bağlantı kopyalama veya PDF indirme seçenekleriyle de paylaşılabilir.

Evet. Gönderilmiş bir teklif, veliye özel güvenli bağlantı üzerinden kullanıcı hesabı açmadan görüntülenebilir. Kurum logosu, teklif kalemleri, ödeme planı ve gerekli bilgilendirme metinleri bu sayfada gösterilir. Bağlantı gerektiğinde yenilenebilir veya iptal edilebilir; eski bağlantı yeni bağlantı oluşturulduğunda geçersiz olur. Kurum, bağlantıyı yalnızca ilgili veliyle paylaşmalı ve erişim şüphesi olduğunda yenilemelidir.

Evet. Veli, kendisine gönderilen teklif sayfasında gerekli bilgilendirmeleri gördükten sonra teklifi kabul veya reddetme adımını kullanabilir. Kabul edilen teklif kurum panelinde güncellenir ve kayıt oluşturma sürecine alınabilir. Ret durumunda gerekçe bilgisi satış ekibinin değerlendirmesine yardımcı olur. Kurum personeli gerekli durumlarda teklif durumunu panelden de yönetebilir; tüm süreç teklif ve veli kartında bağlantılı görünür.

Evet. Veli teklif bağlantısını açtığında teklif durumu ilk görüntülemeyi yansıtacak şekilde güncellenebilir. Teklif detayında görüntüleme zamanı ve dijital etkileşim özeti bulunur; böylece satış personeli gönderilen ancak açılmayan teklifler ile incelenmiş teklifler arasında ayrım yapabilir. Yapay zekâ özelliği etkinse görüntüleme verisi kısa bir ilgi yorumu ve önerilen sonraki adım için de kullanılabilir.

Evet. Yetkili kullanıcı teklif detayından PDF indirebilir; veli de kendisine açık teklif sayfasındaki sunumdan yararlanabilir. PDF’de kurum markası, veli ve öğrenci bilgileri, eğitim ve ek hizmet kalemleri, indirimler, toplam tutar, tahsilat yöntemi ve ödeme planı gibi teklif verileri yer alabilir. Belge, kurumun satış görüşmesinde paylaşılabilir bir özet sağlar; resmi sözleşme veya muhasebe belgesi yerine geçip geçmediği kurum sürecine göre değerlendirilmelidir.

Evet. Teklif reddedilirken fiyat, başka okul tercihi, mesafe veya servis, erteleme, iletişim kurulamaması ve diğer nedenler gibi raporlanabilir bir kategori seçilebilir; ayrıca açıklama yazılabilir. Başka okul tercih edildiyse ilgili okul da kaydedilebilir. Bu bilgiler satış sürecinin neden sonuçlandığını anlamaya, kaybedilen kayıtları raporlamaya ve sonraki dönem planlamasında tekrar değerlendirilebilecek adayları ayırmaya yardımcı olur.

Evet. Kullanılmayacak teklifler tamamen silinmek yerine arşivlenebilir. Arşivlenen teklif normal rapor ve çalışma listelerinden çıkarılır, ancak geçmiş kayıt olarak korunur. Gerekli olduğunda taslak veya gönderilmiş duruma geri alınabilir. Bu yaklaşım, yanlışlıkla oluşturulan veya artık aktif olmayan teklifleri günlük operasyon ekranlarından temizlerken kurumun geçmiş işlem bağlamını kaybetmemesine yardımcı olur.

Evet. Her akademik yıl ve sınıf için ayrı ücret dönemi oluşturulabilir. Kurum önce normal kayıt döneminde kullanılacak liste fiyatını, ardından tarih aralıklı erken kayıt veya kayıt dönemi fiyatlarını tanımlar. Teklif hazırlanırken öğrenci için seçilen sınıf, akademik yıl ve fiyatlandırma tarihine göre uygun ücret bulunur. Çok şubeli yapılarda fiyatların kurum genelinden miras alınması veya şubeye göre yönetilmesi kurum modeline göre düzenlenebilir.

Kurum, sınıf ve akademik yıl için bir liste fiyatı belirledikten sonra bir veya daha fazla tarih aralıklı kayıt dönemi ekleyebilir. Her döneme ad, başlangıç, bitiş ve dönem ücreti girilir; sistem liste fiyatına göre oluşan farkı önizlemede gösterir. Teklifin görüşme tarihi bu aralıklardan birine denk geliyorsa ilgili dönem ücreti kullanılır. Tanımlı dönem dışında kalan tarihlerde liste fiyatına dönülür.

Evet. Yemek, yayın paketi, etkinlik veya benzeri ek hizmetler kategori, tutar, ödeme şekli ve açıklamayla tanımlanabilir. Hangi sınıflarda kullanılacağı seçildiği için teklif ekranında yalnızca ilgili öğrenciye uygun hizmetler gösterilir. Peşin ödeme indirimi ve yemek kalemi gibi özel bilgiler de ayarlanabilir. Yetkili personel, kurumun izin verdiği durumlarda teklif özelinde ek hizmet tutarını düzenleyebilir.

Evet. Kurum, belirli bir dönem veya kullanım amacı için ekstra indirimler tanımlayabilir ve indirimin eğitim, yemek ya da uygun teklif kalemlerine nasıl uygulanacağını belirleyebilir. Personelin hangi kampanya indirimlerini kullanabileceği kullanıcı bazında sınırlandırılabilir. Teklif önizlemesi, uygulanan indirimleri ve toplam üzerindeki etkisini gösterir. Böylece indirimler serbest metinle değil, kurumun tanımladığı seçenekler ve yetkiler çerçevesinde yönetilir.

Kurumun yetkilendirdiği kullanıcılar, teklif hazırlanırken liste veya dönem fiyatından farklı özel bir eğitim ücreti girebilir. Bu yetki personel bazında açılıp kapatılabilir; yöneticiler fiyat yönetiminde daha geniş yetkiye sahiptir. Özel tutarın liste fiyatına göre farkı teklif hesaplamasına ve veliye sunulan belgedeki indirim görünümüne yansıtılabilir. Böylece istisnai anlaşmalar yapılırken yetkisiz fiyat değişiklikleri sınırlandırılır.

Tekliflerde nakit, havale veya EFT, kartla tek çekim, senet, çek, kartla taksit ve kredili mevduat hesabı gibi tahsilat yöntemleri seçilebilir. Kullanılacak yönteme göre ödeme tarihi, ilk taksit, taksit sayısı, peşinat veya ilgili ek bilgiler gösterilir. Bu seçim kurumun veliye sunduğu ödeme planını açıklar. Velix’in bu planı kaydetmesi, öğrenci ücretini doğrudan tahsil ettiği anlamına gelmez.

Evet. Toplam teklif tutarı, peşinat, ilk vade ve taksit sayısı girildiğinde Velix ödeme planını hesaplayıp önizleyebilir. Kullanıcı, kurum sürecine göre taksit tarihlerini veya tutarlarını düzenleyebilir ve toplamın dengeli kalıp kalmadığını kontrol edebilir. İstenirse manuel düzenlemeden vazgeçilerek otomatik plana dönülebilir. Bu özellik, veliye sunulacak planın teklif kaydedilmeden önce görülmesini ve hataların azaltılmasını amaçlar.

Evet. Kurum, banka adı, taksit sayısı ve varsa banka komisyonu veya faiz oranıyla kart taksit seçenekleri tanımlayabilir. Aktif seçenekler teklif hazırlanırken ilgili ödeme yöntemi seçildiğinde kullanılabilir. Aynı banka ve taksit kombinasyonunun tekrar tanımlanması engellenir. Böylece satış personeli güncel banka seçeneklerini ortak bir listeden kullanır ve teklif toplamı seçilen koşula göre hesaplanabilir.

Evet. Kurum, peşin ödeme için kullanılacak varsayılan kuralları ve ek hizmetlerdeki erken ödeme indirimlerini tanımlayabilir. Teklifte nakit, havale veya kartla tek çekim gibi peşin tahsilat yöntemi seçildiğinde uygun indirimler hesaplamaya yansıtılabilir. Kullanıcı teklif özetinde kalemleri, indirimleri ve son toplamı görür. Uygulanacak kesin oranlar kurumun kendi fiyatlandırma ayarlarına bağlıdır.

Kurum, fiyatların KDV dahil kabul edildiği yapıda raporlama için bir KDV oranı tanımlayabilir. Velix bu oranı kabul edilen tekliflerin ciro görünümünde KDV dahil toplam, KDV hariç tutar ve KDV payı olarak ayırmak için kullanır. Bu özellik yönetsel raporlama sağlar; resmi vergi hesaplama veya muhasebe beyannamesi yerine geçmez. Kurumun mali kayıtları kendi muhasebe süreci üzerinden yürütülmelidir.

Velix’in öğrenci kayıt akışındaki temel görevi teklif, anlaşılan tutar ve ödeme planını hazırlayıp kaydetmektir; öğrenci ücretlerinin fiilî tahsilatı kurumun kendi muhasebe veya ödeme sistemi üzerinden yürütülür. Kayıt oluştuğunda özet PDF’i tanımlı muhasebe adreslerine iletilebilir. Velix abonelik ödemesi için sunulan çevrim içi ödeme ekranı ise kurumun Velix hizmet bedeline aittir ve öğrenci tahsilatından ayrıdır.

Evet. Teklif formunda eğitim ücretleri, ek hizmetler, indirimler, tahsilat türü ve ödeme planı kaydetmeden önce önizlenir. Kullanıcı tarih, taksit, peşinat veya kalem seçimlerini değiştirdiğinde özet yeniden hesaplanabilir. Manuel ödeme planı kullanılıyorsa toplam dengesi ayrıca kontrol edilir. Bu önizleme, veliye gönderilecek belgeyle kurum personelinin ekranda gördüğü hesap arasında tutarlılık kurulmasına yardımcı olur.

Kurum, senetli ve kredili mevduat hesabı ile yapılacak tahsilatlar için taksit sayısına göre vade farkı oranları tanımlayabilir. Bir ile on iki taksit arasındaki her seçenek için ayrı oran belirlenebilir ve yalnızca aktif tanımlar teklif hesabında kullanılır. Çekli tahsilatta ise vade farkı teklif hazırlanırken manuel girilir. Böylece satış ekibi, kurumun belirlediği vadeli ödeme politikasını ortak ve güncel oranlarla uygular.

Evet. Kurum Kredili Mevduat Hesabı seçeneğini etkinleştirip genel komisyon oranını tanımlayabilir. Taksit sayısına özel aktif bir vade farkı varsa önce o oran; özel oran yoksa kurumun genel KMH ayarı kullanılabilir. Teklif hazırlanırken taksit sayısı ve gerekli bilgiler seçilerek ödeme planına yansıtılır. Bu özellik yalnızca veliye sunulan finansman planını hesaplar; banka başvurusu veya kredi onayı Velix üzerinden verilmez.

Evet. Kurum yöneticisi peşin ödeme seçeneğini etkinleştirebilir ve toplam teklif üzerinden uygulanacak indirim oranını belirleyebilir. Ayar pasif olduğunda peşin ödeme seçeneği teklif ekranında gösterilmez. Aktif olduğunda satış personeli uygun tahsilat yöntemini seçer ve indirim teklif hesabına yansır. Ek hizmetlerin kendi erken ödeme indirimi bulunuyorsa bu kalemler de tanımlanan fiyat kurallarına göre ayrıca değerlendirilir.

Evet. Yemek, kitaplar, yayın, etkinlik veya benzeri ek ücretler için kurumun kullandığı kategori başlıkları oluşturulabilir. Her ek ücret ilgili kategoriye bağlanır ve teklif ekranında bu başlık altında listelenir. Kategoriler aktif veya pasif yapılabilir ve personelin görebileceği kısa açıklamalar eklenebilir. Bu yapı, çok sayıda ek hizmeti daha anlaşılır sunmaya ve veli teklifindeki kalemlerin düzenli görünmesine yardımcı olur.

Velix’te kayıt süreci aday veli kartıyla başlar, teklif hazırlanması ve paylaşılmasıyla ilerler, kabul edilen teklif üzerinden kayıt oluşturulmasıyla tamamlanır. Kayıt kartında veli, öğrenci, akademik yıl, sınıf, anlaşılan toplam, ödeme tipi, ilgili teklif ve gerekli onay bilgileri birlikte görünür. İptal edilen kayıtlar sebep ve tarihle saklanır. Böylece satış ekibi ile yönetim, kayıt sonucunu önceki görüşme ve teklif süreciyle bağlantılı izleyebilir.

Teklif kabul edildiğinde kayıt oluşturma adımı kullanılabilir. Bu adım, teklifteki veli, öğrenci, sınıf, akademik yıl ve anlaşılan tutar bilgilerini kayıt sürecine taşır; öğrenci ve veli bağlantıları korunur. Kurum personeli kayıt detayını kontrol eder ve gerekli işlemi tamamlar. Böylece aynı bilgilerin farklı ekranlara tekrar tekrar yazılması azalır. Aynı öğrenci için çakışan aktif kayıtların oluşmasını önlemeye yönelik kontroller de uygulanır.

Evet. Kayıt için oluşturulan veliye özel bağlantı, giriş gerektirmeden kayıt özetinin görüntülenmesini sağlayabilir. Bağlantının geçerlilik durumu ve varsa son kullanma tarihi panelden izlenir. Yetkili kullanıcı bağlantıyı yenileyebilir veya iptal edebilir; yenileme eski bağlantıyı geçersiz kılar. Kurum, bağlantıyı yalnızca ilgili veliyle paylaşmalı ve erişim konusunda şüphe oluştuğunda yeni bağlantı üretmelidir.

Evet. Kayıt detayından veli, öğrenci, teklif ve anlaşılan tutar bilgilerini içeren kayıt özeti PDF olarak indirilebilir. Aynı belge, kurumun ayarına bağlı olarak kayıt oluştuğunda muhasebe ekibine e-posta ile gönderilebilir veya daha sonra manuel olarak yeniden iletilebilir. Bu belge satıştan muhasebeye bilgi aktarımını kolaylaştırır; kurumun resmi sözleşme, fatura veya tahsilat belgesi süreçlerinin yerine geçmez.

Evet. Aktif bir kayıt iptal edilirken iptal sebebi girilir; tarih ve işlemi yapan kullanıcı bilgisi kayıt yaşam döngüsünde saklanır. İptal edilen kayıtlar geçmiş bağlamını kaybetmeden raporlanabilir ve iptal nedenleri zaman içinde incelenebilir. İptal işlemi Velix’te kaydı pasifleştirir; ücret iadesi veya muhasebe düzeltmesi kurumun kendi mali sistemi üzerinden ayrıca yürütülür.

Öğrenci kartında ad soyad, doğum tarihi, cinsiyet, geldiği veya devam ettiği okul, notlar, bağlı veliler ve kardeş ilişkileri tutulabilir. Kayıt verisi oluştuğunda güncel sınıf, akademik yıl, kayıt tarihi ve ilgili teklif de görüntülenir. Veli iletişim bilgileri öğrenci kartında gösterilse de ana düzenleme veli kartı üzerinden yapılır. Bu yapı aynı aile ve öğrencinin bilgilerinin farklı kayıtlarla ilişkilendirilmesini kolaylaştırır.

Evet. Öğrenciler kardeş grubu içinde ilişkilendirilebilir ve gerektiğinde bu bağlantı kaldırılabilir. Aynı veli kartına birden fazla aday öğrenci eklenmesi ve tek teklifte kardeşlerin birlikte değerlendirilmesi de mümkündür. Kardeş bağlantısı, kurumun aileyi bütün olarak görmesine yardımcı olur; her öğrencinin sınıf, kayıt yılı, teklif ve öğrenci bilgileri yine ayrı tutulur. Böylece ortak aile ilişkisi ile bireysel öğrenci geçmişi birbirine karışmaz.

Evet. Aday öğrenci veya öğrenci kartında geldiği ya da devam ettiği okul seçilebilir; listede yoksa yeni okul eklenebilir. Teklif kaybedildiğinde tercih edilen başka okul da ret nedeni kapsamında kaydedilebilir. Bu bilgiler gelen ve giden okul akışlarının raporlanmasında kullanılır. Kurum, hangi okullardan daha fazla öğrenci geldiğini veya hangi okullara kayıt kaybettiğini dönem ve akademik yıl bazında değerlendirebilir.

Evet. Yetkili yöneticiler veli, teklif, kayıt ve öğrenci gibi temel listeleri dışa aktarabilir. Aktarım, ekrandaki iş verilerini kurum içi analiz, arşiv veya izin verilen başka süreçlerde kullanmayı kolaylaştırır. Dışa aktarılan dosyalar kişisel ve ticari bilgiler içerebileceği için yalnızca yetkili kişilerce indirilmeli, güvenli ortamda saklanmalı ve kurumun veri koruma kurallarına uygun biçimde kullanılmalıdır.

Evet. Yetkili kullanıcılar etkinlik kayıtlarında işlemin tarihini, kullanıcıyı, kategoriyi, olay türünü, açıklamayı ve ilgili kaydı görebilir. Veli, teklif, kayıt veya ayar gibi önemli alanların geçmişi ilgili ekranlarda da sunulabilir. Bu görünüm, kimin ne zaman hangi işlemi yaptığını anlamayı kolaylaştırır. Sistemsel işlemler ayrı biçimde gösterilebilir; görünürlük kullanıcının rolüne ve erişim kapsamına bağlıdır.

Kurum, önceki dönemin uygun kayıtlarından yeni akademik yıl için yenileme adayları oluşturabilir. Her adayda öğrenci, veli, eski ve hedef sınıf, hedef yıl, sorumlu personel ve yenileme durumu izlenir. Personel veliyle iletişime geçtiğini kaydedebilir, not ekleyebilir, yenileme teklifi hazırlayabilir veya yenilememe sebebini girebilir. Böylece yenilemeler genel aday satışından ayrılır, ancak teklif ve öğrenci geçmişiyle bağlantılı kalır.

Evet. Yetkili yönetici, hedef akademik yılı seçerek önceki dönem kayıtlarından yenilemeye uygun öğrenciler için aday listesi oluşturabilir. Sistem aynı öğrenci ve hedef yıl için tekrar eden yenileme kaydı oluşmasını engellemeye çalışır ve sınıf geçişini ilgili yapılandırmaya göre belirler. Liste oluşturulduktan sonra her aday ayrı takip edilir. Eksik hedef sınıf veya fiyat bilgileri varsa ekip teklif hazırlamadan önce bunları tamamlayabilir.

Evet. Yenileme adayından teklif oluşturulduğunda önceki yıl kabul edilen tutar ile hedef yılın güncel katalog tutarı birlikte gösterilebilir. Hedef sınıf veya ücret dönemi değiştirildiğinde karşılaştırma güncellenir; fark tutarı satış personelinin veliyle görüşmesine yardımcı olur. Teklif kaydedilirken yeni fiyat, indirim ve ödeme planı normal teklif kurallarıyla hesaplanır. Karşılaştırma bilgilendirme amaçlıdır ve son tutar yetkili kullanıcının onayladığı tekliftir.

Evet. Yenileme adayı için Yenilemiyor durumu seçildiğinde sebep girilmesi gerekir. Bu bilgi, öğrenci ve hedef akademik yılla birlikte saklanır ve yenileme performansı raporunda değerlendirilebilir. Yanlışlıkla kapatılan bir aday yeniden açılabilir; önceki kapanış bilgileri süreç kurallarına göre temizlenir. Kurum böylece yalnızca yenileme oranını değil, kaybın arkasındaki gerekçeleri de takip edebilir.

Evet. Yıl Geçişi ekranında kaynak ve hedef akademik yıl seçilerek sınıf eğitim ücretleri belirli bir artış oranıyla yeni yıla hazırlanabilir. Kurum yuvarlama adımını belirleyebilir, hedefte mevcut fiyatların güncellenip güncellenmeyeceğini seçebilir ve sonuçları kaydetmeden önce önizleyebilir. Gerekirse satır tutarları düzenlenebilir. Yemek, yayın ve diğer ek ücretler bu işlemden ayrı menülerde yönetilir.

Evet. Sınıflar sıralı biçimde tanımlanabilir ve bir sınıftan sonraki akademik yılda hangi sınıfa geçileceği belirlenebilir. Son sınıf gibi devamı olmayan seviyeler ayrıca işaretlenebilir. Yenileme adayları oluşturulurken bu yapı hedef sınıfın belirlenmesine yardımcı olur. Kurum yine de aday listesini ve hedef yıl fiyatlarını kontrol etmelidir; eksik sınıf eşleşmeleri teklif öncesinde tamamlanabilir.

Evet. Yenileme performansı ekranında seçilen zaman aralığı için bekleyen, iletişime geçilen, yenilenen ve yenilemeyen adayların sonuçları incelenebilir. Geçen yıl ile bu yıl tutar farkları, hedef sınıflar ve sorumlu personel gibi bilgiler operasyonel takibi destekler. Yönetim, hangi aşamada yığılma olduğunu ve yenilememe nedenlerini görerek sezon planını düzenleyebilir. Rapor sonuçları girilen verilerin güncelliğine bağlıdır.

Velix; teklif özeti, aylık teklif akışı, teklif durum dağılımı, finansal görünüm, şube karşılaştırması, sınıf performansı, kaynak performansı, personel performansı, yenileme performansı, gelen ve giden okul akışı ile iptal geçmişi gibi raporlar sunar. Yönetici zaman aralığı, şube, sınıf veya personel gibi filtrelerle ihtiyaca göre detaya iner. Görülebilecek raporlar kullanıcının rolüne ve kurum yapılandırmasına bağlıdır.

Evet. Aday veliler bursluluk sınavı, web sitesi, telefon, yerinde ziyaret, referans, sosyal medya, Data Havuzu veya diğer kaynaklarla işaretlenebilir. Kaynak performansı raporu, seçilen dönemde bu kanallardan gelen adayların teklif ve kayıt sonuçlarını karşılaştırmaya yardımcı olur. Böylece kurum yalnızca başvuru sayısını değil, hangi kaynağın daha nitelikli aday ve kabul edilen teklif ürettiğini değerlendirebilir.

Evet. Sınıf performansı raporu, belirli bir zaman aralığında hangi sınıflara daha fazla teklif verildiğini ve sonuçların nasıl dağıldığını görmeye yardımcı olur. Yönetici belirli bir sınıfa odaklanabilir; panelde en çok teklif yapılan sınıflar ayrıca özetlenebilir. Bu bilgiler kontenjan planlaması, fiyat dönemi değerlendirmesi ve satış ekibinin hangi yaş veya sınıf gruplarında daha yoğun çalıştığını anlamak için kullanılabilir.

Personel performans raporu; sorumlu olunan adaylar, kazanılan adaylar, kabul edilen teklifler, dönüşüm oranları ve son aktivite gibi göstergeleri karşılaştırır. Yöneticiler seçilen dönemde ekip üyelerinin sonuçlarını inceleyebilir; panelde kısa bir performans tablosu da gösterilebilir. Rakamların doğru yorumlanması için personelin kayıt atamalarının ve görüşme sonuçlarının güncel tutulması gerekir. Rapor, performans görüşmelerine veri sağlar ancak tek başına değerlendirme ölçütü değildir.

Finans raporu, kabul edilen teklif ve kayıt verilerinden oluşan ciro görünümünü seçilen zaman aralığında özetler. Kurumun tanımladığı KDV oranına göre KDV dahil toplam, KDV hariç tutar ve KDV payı ayrıştırılabilir; aylık ciro grafiği de izlenebilir. Bu ekran satış ve yönetim raporlaması içindir. Resmi muhasebe kaydı, tahsilat durumu veya vergi beyannamesi yerine kullanılmamalıdır.

Evet. Kayıt iptallerinde girilen sebep, tarih, öğrenci sınıfı ve işlemi yapan kullanıcı bilgileri iptal geçmişi ekranında incelenebilir. Yönetici zaman aralığına göre iptal sayısını, sınıf eğilimlerini ve tekrar eden nedenleri değerlendirebilir. Panelde son iptallerin kısa özeti de gösterilebilir. Bu görünüm, kayıt kaybının yalnızca sayısını değil, hangi konularda yoğunlaştığını anlamaya yardımcı olur.

Evet. Panel; açık veliler, bugün takip edilecekler, geciken görüşmeler, açık teklifler, satış hunisi özeti ve sıcak adaylar gibi günlük göstergeleri bir araya getirir. Personel kendi görevlerini, yöneticiler ise yetkileri kapsamındaki ekip ve şube görünümünü izleyebilir. Hızlı rapor bağlantıları daha ayrıntılı ekranlara geçiş sağlar. Bu özet, güne başlarken hangi işlerin öncelikli olduğunu belirlemeyi kolaylaştırır.

Evet. Yapay zekâ özelliği kurumun paketinde ve yapılandırmasında etkinse Velix; aday veli notlarını özetleme, satış için sonraki adım önerme, teklif görüntüleme ilgisini yorumlama, günlük iş listesini önceliklendirme ve görsel formlardan veri çıkarma gibi alanlarda destek sunabilir. Bu çıktılar karar desteği amacı taşır ve kesin sonuç olarak değerlendirilmemelidir. Kullanıcı, oluşturulan içeriği kontrol ederek kendi kurum bilgisi ve deneyimiyle birlikte kullanmalıdır.

Paneldeki hazır yapay zekâ asistanı; bugün kimlerin aranması gerektiği, bekleyen işlerin neler olduğu, sıcak adayların kimler olduğu ve hangi tekliflerin süresinin dolmak üzere bulunduğu gibi operasyonel sorulara özet yanıt verebilir. Yanıtlar kullanıcının erişebildiği şube ve kayıt kapsamına göre hazırlanır. Asistan genel sohbet yerine belirli iş sorularına odaklanır ve sonucu ilgili veli veya teklif kayıtlarına bağlayabilir.

Evet. Veli kartında yeterli görüşme notu veya etkileşim bulunduğunda yapay zekâ kısa bir not özeti, skor yorumu ve önerilen sonraki adım üretebilir. Teklif sonrası görüşme ve dijital ilgi bilgileri varsa daha kapsamlı bir satış özeti hazırlanabilir. İçerik değişmediyse mevcut özet tekrar kullanılabilir; güncelleme istendiğinde yeni analiz yapılır. Üretilen öneri, satış personelinin kararının yerine geçmez.

Evet. Teklif veli tarafından en az bir kez görüntülendiğinde, yapay zekâ özelliği etkinse görüntüleme verileri kısa bir ilgi yorumu için kullanılabilir. Sistem veli ilgisini özetleyip önerilen sonraki adımı sunar. Bu yorum yalnızca dijital etkileşim ve mevcut satış verilerine dayanır; velinin gerçek niyetini kesin olarak bilemez. Satış ekibi sonucu görüşme notları ve kendi değerlendirmesiyle birlikte ele almalıdır.

Evet. Kurum yöneticileri yapay zekâ kullanım ekranında aylık kullanım hakkını, kullanılan ve kalan miktarı, satın alınmış ek hakları ve özellik bazındaki tüketimi görebilir. Son kullanım kayıtları ve süresi yaklaşan ek paketler de izlenebilir. Kullanım hakkı azaldığında panel uyarı gösterebilir. Mevcut paket ve satın alma seçenekleri abonelik koşullarına göre değişebileceği için güncel bilgiler panelden kontrol edilmelidir.

Evet. Aday veli kartları, görüşme takibi, teklifler, fiyatlandırma, kayıtlar, öğrenciler, yenilemeler, kullanıcı yetkileri ve raporlar yapay zekâdan bağımsız temel iş akışlarıdır. Yapay zekâ; özetleme, önceliklendirme ve görselden veri çıkarma gibi ek kolaylıklar sağlar. Özellik kapalıysa ilgili butonlar ve asistan görünmez, ancak kurum temel satış ve kayıt yönetimi süreçlerini kullanmaya devam eder.

Kurum yöneticisi teklif e-postaları, veli takip hatırlatmaları, satış hunisi panel bildirimleri ve muhasebe bilgilendirmeleri gibi seçenekleri ayarlar bölümünden yönetebilir. Teklif görüntüleme, kabul, ret, süre dolumu veya kayıt oluşması gibi olaylar ilgili kullanıcıların panel bildirimlerine yansıyabilir. Hangi kanalın kullanılacağı iletişim bilgilerine ve kurum ayarlarına bağlıdır. Bildirimler operasyonu destekler; kullanıcıların paneldeki açık işleri düzenli kontrol etmesi yine önemlidir.

Evet. Kurum ayarlarında bir veya birden fazla muhasebe e-posta adresi tanımlanabilir. Yeni kayıt oluştuğunda kayıt özeti PDF’i bu adreslere otomatik gönderilebilir; otomatik gönderim kapalıysa veya daha sonra tekrar ihtiyaç doğarsa kayıt ekranından manuel yeniden gönderim yapılabilir. Alıcılar birbirinin adresini görmeyecek biçimde iletilebilir. Bu bildirim, yeni öğrenci bilgisini aktarır; tahsilat işlemini veya muhasebe kaydını kendiliğinden tamamlamaz.

Evet. Kullanıcılar Velix Destek bölümünden kategori, konu ve mesaj seçerek yeni destek talebi oluşturabilir. Oluşturulan talep bir takip numarası alır; durum ve son aktivite panelden izlenebilir. Talep açık olduğu sürece kullanıcı destek ekibine aynı kayıt üzerinden yanıt yazabilir. Kurum yöneticisi, destek gerektiğinde kurum verilerine erişim izniyle ilgili mevcut durumu da destek ekranında görebilir.

Kurum verilerine destek erişimi varsayılan bir çalışma biçimi olarak açık kabul edilmez. Destek gerektiğinde kurum yetkilisi panelde erişim izniyle ilgili durumu görebilir ve gerekli süreci yönetebilir. Kullanıcılar destek taleplerini kendi kurum bağlamından açar; talepler yalnızca ilgili kurum ve yetkili kullanıcılar için görüntülenir. Uygulanacak erişim kapsamı ve süre, destek ihtiyacına ve kurumun onayına göre değerlendirilmelidir.

Velix’te kullanıcılar kurum hesabı, rol, şube ve kayıt erişim seviyesiyle sınırlandırılır. Kurum yöneticisi personelin hangi şubelere ve hangi kayıt kapsamına erişeceğini belirleyebilir; kritik fiyat, ayar, silme ve arşivleme işlemleri daha dar yetkilere bağlıdır. Oturum açma, şifre yenileme ve iletişim doğrulama adımları da hesap güvenliğini destekler. Kurumun güçlü şifre kullanması ve ayrılan çalışanların erişimini zamanında kaldırması gerekir.

Velix çok kurumlu SaaS yapısında her kurumun çalışma alanını ve kullanıcı erişimini ayrı bağlamda yönetir. Kullanıcı, giriş yaptığı kurum ve kendisine atanmış şubeler kapsamında çalışır; başka bir kurumun veli, öğrenci, teklif veya kayıt ekranlarına normal kullanıcı akışıyla erişemez. Kurum içindeki şube görünürlüğü de ayrıca yetkilendirilebilir. Güvenlik, teknik önlemlerin yanında doğru kullanıcı ve yetki yönetiminin birlikte uygulanmasını gerektirir.

Evet. Teklif ve kayıt için oluşturulan veliye özel bağlantılar panelden kopyalanabilir, gerektiğinde yenilenebilir veya iptal edilebilir. Yeni bağlantı oluşturulduğunda eski bağlantı geçersiz hale gelir. Bu özellik yanlış kişiye gönderim veya bağlantının artık kullanılmaması gibi durumlarda kurumun erişimi yeniden kontrol etmesine yardımcı olur. Bağlantılar parola yerine geçebilen özel erişim bilgileri olduğundan yalnızca ilgili veliyle paylaşılmalıdır.

Velix, kurumun teklif sayfasında kendi aydınlatma metnini göstermesine, metin sürümünü yönetmesine ve veli onay zamanını kayıtla ilişkilendirmesine yardımcı olur. Metin değiştiğinde onayın yenilenmesini destekleyen bir sürüm yaklaşımı bulunur. Kullanıcı yetkileri, etkinlik geçmişi ve destek erişimi kontrolleri de veri yönetimini destekler. Bununla birlikte hukuki uyumluluk yalnızca yazılımla sağlanmaz; kurum kendi metinleri, süreçleri ve saklama politikaları için uzman görüşü almalıdır.

Evet. İsteğe bağlı prim modülü açıldığında yeni aktif kayıtlar için satışçıya prim tahakkuku oluşturulabilir. Kurum genelinde varsayılan oran, kullanıcıya özel oran veya kademeli prim tarifesi kullanılabilir. Primler bekleyen, onaylanan, ödenen veya geri alınan durumlarda yönetilir; geçmiş kayıtlar modül kapatılsa bile korunur. Kesin prim politikası ve ödeme kararı kurumun kendi yöneticileri tarafından belirlenir.

Prim modülü etkinleştirildiğinde satış lider tablosu, personelin dönemsel sonuçlarını karşılaştırmak için kullanılabilir. Kurum ayrıca performans eşiklerine göre yıldız seviyeleri tanımlayabilir; kullanıcı kendi prim özetini ve yıldız hesabına esas sonuçları panelde görebilir. Bu özellik ekip motivasyonu ve görünürlük için destekleyici bir araçtır. Hangi göstergenin ödüllendirileceği ve sonuçların nasıl yorumlanacağı kurumun prim politikasına bağlıdır.

Kurum yöneticisi Prim Modülü ayarından özelliği kurum genelinde açabilir ve varsayılan prim oranını belirleyebilir. Modül açıldığında Primler, Lider Tablosu, Kademeli Prim Oranları ve Yıldız Eşikleri gibi ilgili ekranlar kullanılabilir hale gelir. Modül kapatılırsa yeni kayıtlar için prim tahakkuku oluşmaz ve ilgili menüler gizlenir; daha önce oluşmuş prim kayıtları geçmiş takibinin korunması amacıyla silinmez.

Prim modülü açıkken, kabul edilen bir teklif aktif öğrenci kaydına dönüştüğünde ilgili satışçı için bekleyen prim tahakkuku oluşturulur. Prim hesabının temeli kayıt sırasında anlaşılan satış tutarı ve o satışçı için geçerli prim oranıdır. Aynı kayıt için tekrar tekrar prim oluşturulmaz. Henüz teklif veya kayıt aşamasına ulaşmamış aday görüşmeleri prim doğurmaz; prim süreci tamamlanmış aktif kayıt sonucuna bağlıdır.

Velix öncelikle teklifin bağlı olduğu veli kartına atanmış satışçıyı dikkate alır. Atanmış bir satışçı yoksa teklifi oluşturan kullanıcı, o da bulunmuyorsa kaydı oluşturan kullanıcı değerlendirilir. Hiçbir satışçı belirlenemiyorsa otomatik prim oluşturulmaz. Bu nedenle aday atamalarının ve teklif sahipliğinin güncel tutulması önemlidir. Kurum, prim listesinde satışçı, öğrenci, satış tutarı, oran ve prim tutarını birlikte görebilir.

Evet. Kurum yöneticisi kullanıcı kartından belirli bir satışçıya özel sabit prim oranı tanımlayabilir. Satışçıya özel kademeli tarife varsa aylık ciroya uyan kademe, sabit orandan önce değerlendirilir. Özel bir tanım bulunmadığında kurumun genel kademeleri veya varsayılan oranı kullanılabilir. Bu esneklik, farklı görev veya anlaşma koşullarına sahip çalışanlar için kurum politikasına uygun prim oranları belirlemeyi sağlar.

Kurum, aylık satış cirosu belirli bir alt eşiğe ulaştığında uygulanacak prim oranlarını kademeler halinde tanımlayabilir. Örneğin taban, orta ve yüksek ciro için farklı oranlar oluşturulabilir. Kademe kurum genelinde geçerli olabilir veya yalnızca belirli bir satışçıya atanabilir. Satışın eklenmesiyle ulaşılan aylık hacme uygun en yüksek eşik kullanılır. Böylece satış hacmi arttıkça değişen bir prim politikası uygulanabilir.

Yeni oluşan primler önce Beklemede durumunda listelenir. Kurum yöneticisi veya yetkili şube yöneticisi erişim kapsamındaki primleri tek tek ya da toplu olarak onaylayabilir. Onaylanan prim ödeme için hazır hale gelir; ödeme tamamlandığında Ödendi olarak işaretlenebilir ve isteğe bağlı ödeme notu eklenebilir. Bu akış, otomatik prim hesabı ile kurumun gerçek ödeme onayını birbirinden ayırır.

Prim oluşturmuş bir öğrenci kaydı iptal edildiğinde ilgili prim de İptal Edildi durumuna alınır. Prim henüz ödenmemişse ödeme listesinden çıkar; daha önce ödendiyse ödenmiş olduğu bilgisi korunur ve kurumun gerekli mahsup veya geri alma işlemini kendi mali sürecinde yapması gerekir. Böylece iptal edilen kayıtların satış cirosu, prim özeti ve lider tablosunu aktif satış gibi etkilemesi önlenir.

Evet. Prim modülü açık ve kullanıcı için en az bir prim kaydı varsa personel panelinde kendi prim özetini görebilir. Bekleyen, onaylanan ve ödenen prim toplamları ayrı gösterilir; bu ayki satış cirosu da yıldız hesabına temel olacak şekilde sunulur. Personel yalnızca kendi prim kayıtlarına erişirken şube yöneticisi kendi şubesini, kurum yöneticisi ise yetkisi kapsamındaki tüm primleri görüntüleyebilir.

Satış lider tablosu bu ay, geçen ay ve tüm zamanlar seçenekleriyle görüntülenebilir. Satışçılar geçerli kayıtların satış sayısı ve ciro sonuçlarına göre sıralanır; iptal edilmiş primler hesaplamaya dahil edilmez. Çok şubeli yapılarda görünüm çalışılan şube bağlamına göre daralabilir. Lider tablosu ekip içi görünürlük sağlar, ancak performans değerlendirmesinde müşteri kalitesi, görev dağılımı ve dönem koşulları da ayrıca dikkate alınmalıdır.

Kurum yöneticisi aylık ciro alt eşiği, kazanılacak yıldız sayısı ve isteğe bağlı bir etiket tanımlar. Satışçı birden fazla eşiği geçtiğinde ulaşılan tüm eşiklerin yıldızları toplanır. Örneğin ilk eşik bir, ikinci eşik bir yıldız veriyorsa her ikisini geçen satışçı toplam iki yıldız kazanır. İptal edilmiş satışlar liderlik ve yıldız hesabından çıkarılır. Eşiklerin tutarı ve ödül anlamı kurum tarafından belirlenir.

Kurum yöneticisi eğitim yılı adını, başlangıç ve bitiş tarihlerini tanımlayabilir. Ücret dönemleri, teklifler, kayıtlar ve yenilemeler ilgili eğitim yılına bağlanır. Aynı anda yalnızca bir eğitim yılı aktif olarak işaretlenir; yeni bir yıl aktif yapıldığında önceki aktif yıl pasifleşir. Bu yapı farklı dönemlerin fiyat, teklif ve kayıt verilerinin birbirine karışmadan izlenmesini ve yeni sezon hazırlığının kontrollü yürütülmesini sağlar.

Kurum, kullandığı sınıf veya yaş gruplarını ad, kısa kod ve liste sırasıyla tanımlayabilir. Her sınıf için yenilemede geçilecek sonraki sınıf seçilebilir; mezuniyet veya devamı olmayan seviyeler son sınıf olarak işaretlenebilir. Sınıflar her eğitim yılında yeniden oluşturulmaz, ancak ücretleri akademik yıl bazında ayrı girilir. Bu yapı teklif, kayıt, rapor ve yenileme süreçlerinde aynı sınıf isimlerinin tutarlı kullanılmasını sağlar.

Evet. Öğrencilerin geldiği veya teklif kaybedildiğinde tercih ettiği okullar ortak bir referans listesinde tutulabilir. Okul adı, şehir, ilçe, tür, aktiflik durumu ve not bilgileri eklenebilir. Bu kayıtlar aday öğrenci ve ret süreçlerinde seçilerek Gelen/Giden Okul raporuna kaynak sağlar. Böylece aynı okulun farklı yazımlarla tekrar tekrar eklenmesi azalır ve yönetim okul hareketlerini daha tutarlı değerlendirebilir.

Evet. Kurum, veliye açık teklif sayfasında gösterilecek kendi KVKK aydınlatma metnini belge ayarlarından tanımlayabilir. Metin boş bırakılırsa platformun varsayılan metni kullanılabilir. Kurum isterse metin sürümünü kendisi belirler; otomatik sürüm kullanıldığında içerik değişikliği velinin onayının yenilenmesini gerektirebilir. Velinin onay zamanı ilgili teklif ve kayıt süreciyle ilişkilendirilir. Metnin hukuki uygunluğu kurumun sorumluluğundadır.

Evet. Bildirim ayarlarında veliye görünen e-posta gönderen adı ve velinin yanıtının gideceği e-posta adresi belirlenebilir. Gönderen adı boş bırakılırsa kurum adı kullanılır; yanıt adresi boşsa sistemin yapılandırılmış varsayılanı devreye girer. Kurum ayrıca teklif gönderildiğinde otomatik e-posta iletimini açıp kapatabilir. Otomatik gönderim kapalıyken teklif bağlantısı personel tarafından manuel paylaşılabilir.

Evet. Kurum yöneticisi satış kurallarından teklif sonrası görüşme notunu zorunlu hale getirebilir. Bu seçenek açık olduğunda personel görüşme sonucunu tamamlarken açıklama girmeden işlemi kaydedemez. Böylece yalnızca görüşüldü işareti değil, konuşmanın içeriği ve sonraki adım için gerekli bağlam da korunur. Notlar yapay zekâ satış özeti etkinse bu özetin hazırlanmasında da kullanılabilir; kullanıcı yine üretilen sonucu kontrol etmelidir.

Evet. Çok şubeli kurumlar, formda ayrıca şube seçilmediğinde yeni aday, teklif ve öğrenci kayıtlarının hangi şubeye bağlanacağını varsayılan şube ayarıyla belirleyebilir. Kurum aynı bölümden şubeler arası görünürlük politikasını da seçebilir. Kullanıcı bazında erişilebilir şubeler ve giriş sonrası açılacak varsayılan şube ayrıca tanımlanır. Bu ayarlar birlikte kullanılarak kayıtların yanlış şubeye düşmesi ve gereksiz çapraz görünürlük azaltılır.

Evet. Ücretlendirme ayarlarında yeni tekliflerin varsayılan geçerlilik süresi, yenileme için kullanılabilecek artış oranı ve raporlamada yararlanılan KDV oranı belirlenebilir. Teklif geçerlilik tarihi kullanıcı tarafından teklif özelinde değiştirilebilir. Yenileme oranı hedef dönem fiyat hazırlığında yardımcı bir varsayımdır; son teklif tutarı güncel katalog, indirim ve ödeme planı kurallarıyla birlikte hesaplanır. KDV ayarı resmi muhasebe işlemi yerine raporlama ayrımı sağlar.

Kurum yöneticisi fatura ayarlarından firma adı, vergi numarası, vergi dairesi, adres, ilçe ve il bilgilerini girebilir veya güncelleyebilir. Bu alanlar öğrenci kayıt ücretleri için değil, kurumun Velix hizmet aboneliğinin ödeme ve resmi evrak süreci için kullanılır. Çevrim içi abonelik ödemesi başlatılmadan önce eksik bilgiler panelde uyarı olarak gösterilebilir; bilgiler tamamlandıktan sonra ödeme adımına geçilebilir.

Yetkili kullanıcılar etkinlik kaydı ekranında ayar ve önemli iş kayıtlarında yapılan değişiklikleri tarih, kullanıcı, kategori ve açıklama bilgileriyle inceleyebilir. İlgili kayıt bulunuyorsa detay ekranına geçiş yapılabilir. Otomatik sistem işlemleri kullanıcı işlemlerinden ayrı gösterilir. Bu geçmiş, bir ayarın ne zaman değiştiğini araştırmaya yardımcı olur; erişim rol ve yetki kapsamına bağlıdır ve tüm kullanıcılar kurum genelindeki denetim kayıtlarını göremez.